Si tienes tu propio negocio o una carga muy grande de trabajo, sabrás que te repercute en muchos aspectos de tu vida cotidiana: no tener tiempo para ti, perder horas en tareas que no son el foco de tu negocio, dormir menos, no parar de pensar continuamente en trabajo, estrés, etc. 

Si te sucede esto, tienes un problema pero tiene solución. La solución pasa por delegar tareas que pueden hacer otras personas, algo que te permitirá:

• Aumentar la productividad de tu empresa: para ello es preciso que delegues tareas administrativas y así poder centrarte en tu negocio al 100%.
• Reducción del estrés: cuando empiezas a delegar tareas, te sientes más motivad@, menos agobiad@ y logras reducir tu estrés para centrarte en el trabajo.

Sobre esto quiero hablarte y “enseñarte” en este artículo, a aprender qué tareas delegar para aprovechar todos los beneficios que ello supone. 

Algo importante que tienes que saber es que no siempre delegar significa “pagar un sueldo más”, sino todo lo contrario. Actualmente existen servicios que se pueden externalizar y salen más a cuenta que tener a alguien dedicad@ a esta tarea en tu plantilla. 

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Cómo delegar de manera eficaz en tu empresa o negocio

En primer lugar, quiero que sepas que tener un pico de trabajo en un momento determinado es normal, el problema se produce cuando este pico pasa a ser recurrente. 

Hay tres elementos a tener en cuenta a la hora de delegar una tarea: 

• Tus capacidades: no sabes hacerlo todo, y es lo más normal del mundo, por eso, si realizas tareas que no sabes hacer, es mejor que delegues en una persona o empresa que aporte esas competencias dentro o fuera de tu organización. 
• Tu energía: si eres capaz de hacer una tarea, pero cada vez que la haces te enfadas o te encuentras mal a nivel anímico, tienes que delegar. Es decir, estas tareas no deberías realizarlas porque no te gustan y, en consecuencia, disminuyen tu energía. 
• Tu tiempo: deberías contemplar delegar una tarea cuando, a pesar de saber hacerla, te quita mucho tiempo que deberías dedicar a cosas más importantes de tu negocio.

Entonces, respondiendo a la pregunta, ¿cómo delegar de forma eficaz? Pues bien, la mejor forma es plantear qué tareas son importantes para tu negocio, que normalmente suelen ser las relacionadas con tus clientes y tus ventas, y centrarte en ellas. 

¿Qué quiere decir esto? Que todas las tareas que no tengan repercusión directa en estos dos ámbitos, puedes (y deberías) delegarlas. 

El momento perfecto para empezar a delegar es cuando el sistema y los procesos ya están definidos. 

Para que lo veas mejor con un ejemplo: si estás creando un negocio, te tienes que centrar en hacerlo despegar. Esto supone entender los mensajes de venta, entender cuáles son los canales para acercarte a tus clientes, etc.

Una vez tienes todo ello definido, puedes empezar a delegar porque ya tienes claro cuál es el modus operandi o, al menos, un manual con los procedimientos a seguir que puede replicar otra persona que no eres tú mism@.

Cómo reducir tareas administrativas si no tienes un@ secretari@

Si piensas en qué tipo de tareas cumplen alguno de los requisitos que te he comentado anteriormente (capacidad, energía y tiempo), encontrarás una que, sin duda, cumple los tres: la gestión de gastos de tus suministros. 

¿Por qué? 

• Repercute en tu capacidad: casi nadie sabe cómo se gestionan los gastos en suministros, qué hacer cuando llega una factura desorbitada, cómo hacer de forma eficiente un cambio de proveedor, etc. 
• Repercute en tu energía: hablar durante horas con un operador para hacer un cambio en tu factura de electricidad, internet o teléfono, consume (y mucho) tu energía. Nunca te atienden a la primera, te ponen en espera, cuelgan, etc. 
• Repercute en tu tiempo: muchas veces para hacer una gestión sencilla nos tiramos horas y horas pegados al teléfono o buscando documentación que podríamos dedicar a tareas que tengan una mayor repercusión en nuestra empresa. 

¿Qué quiero decirte con esto? Que la gestión de gastos fijos de tu empresa sería una de las primeras tareas que deberías delegar y sería muy interesante externalizar este servicio. 

Delegar la gestión de gastos de tu empresa si tienes un empleado en quien delegar

Si tienes los recursos necesarios, puedes contratar una persona que se encargue de la administración de los gastos de tu empresa y dedique su jornada laboral a buscar mejores proveedores de suministros para tus diferentes locales, recopilar todas las facturas de gastos para llevar a cabo la contabilidad a fin de mes, llamar a cada proveedor cuando surja algún problema o haya facturas erróneas… Y una larga lista de tareas que se derivan de la gestión de gastos.

Otra opción es añadir estas tareas como responsabilidades extras de un empleado ya en plantilla, lo cual puede requerir tiempo de formación o adaptación por parte del trabajador.

Delegar la gestión de gastos de tu empresa si no tienes un empleado en quien delegar

¿Cuál es la alternativa a contratar a una persona o sobrecargar a un empleado ya en plantilla? Contratar un servicio externo que hace todas las gestiones necesarias para que tengas todos los gastos de tu empresa bajo control. 

Aunque la más conocida es la figura del gestor tradicional, a día de hoy hay softwares y alternativas que, gracias a su tecnología e innovación, ofrecen el servicio mejorado, con nuevas funcionalidades y por un precio muy inferior. 

Polaroo es una de ellas, y esto es lo que permite:

• Busca ahorro en los diferentes suministros de tu empresa.
• Recopila en una única plataforma todas tus facturas de suministros para que puedas descargarlas y consultarlas cuando lo necesites. 
• Te permite disponer de un gestor a quien consultar dudas o solicitar gestiones cuando te sea necesario.
• Te brinda la comodidad y facilidad de pagar por todos tus gastos fijos una única cuota personalizada y estable cada mes.

Y si quieres saber más, puedes consultar la página web o pedir más información a través de su formulario online.