El sector HORECA (Hostelería, Restauración y Catering) ha sido testigo de una revolución sin precedentes gracias a la implementación de tecnologías de Big Data y Business Intelligence. Estas herramientas han transformado radicalmente la forma en que las empresas en este sector gestionan las operaciones, interactúan con los clientes y toman decisiones estratégicas.

En este artículo, exploraremos las diversas ventajas que ofrecen estas tecnologías, desde la optimización del consumo hasta el análisis del retorno de la inversión (ROI) en tecnología y eficiencia energética.

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‍Decisiones basadas en datos y no en sensaciones‍

En el competitivo mundo de los hoteles, restaurantes y caterings, la capacidad de tomar decisiones informadas y estratégicas es fundamental para el éxito empresarial. En este contexto, el Big Data y la Business Intelligence emergen como herramientas poderosas que revolucionan la forma en que las empresas en este sector recopilan, procesan y utilizan datos para impulsar su rendimiento y competitividad.

Big Data: Gestión de datos masivos en la hostelería

El Big Data se refiere al análisis de conjuntos de datos extremadamente grandes y complejos que superan las capacidades de los sistemas tradicionales de procesamiento de datos. En el sector HORECA, esto implica la recopilación de datos, que van desde transacciones de clientes y preferencias de alimentos hasta datos operativos de la cadena de suministro o comentarios en redes sociales.

Estos datos, según su naturaleza y origen, proporcionan una visión detallada de las operaciones comerciales que permiten a las empresas identificar patrones, tendencias y oportunidades que de otra manera pasarían desapercibidas y no serían un factor decisivo para el crecimiento de la empresa o negocio.

Business Intelligence: Transformando datos en información de valor

Por otro lado, la Business Intelligence (BI) o Inteligencia de Negocio, se centra en el procesamiento, análisis y visualización de los datos que hemos comentado para proporcionar información que respalde la toma de decisiones empresariales. En el contexto del sector HORECA, esto implica la creación de paneles de control intuitivos y herramientas analíticas avanzadas que permiten a los gerentes y propietarios de negocios comprender rápidamente el desempeño o rendimiento operativo, identificar áreas de mejora o patrones replicables en otras áreas de negocio.

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‍Dónde aprovechar los datos en los negocios HORECA‍

Predicción de demanda y planificación a largo plazo‍

Un factor significativo del Big Data y la Business Intelligence en el sector HORECA es su capacidad para prever la demanda futura y facilitar la planificación a largo plazo. Mediante el análisis de datos históricos, tendencias del mercado y factores externos como eventos especiales o condiciones climáticas, las empresas pueden anticipar picos de demanda y ajustar su oferta en consecuencia. Esto les permite minimizar el riesgo de escasez de productos o el exceso de capacidad, y se optimizan las operaciones maximizando sus ingresos.

Los datos pueden aparecer por diferentes vías:

• El precio del producto.
• La fecha de compra.
• Establecimiento en el que se hace la venta.
• El vendedor involucrado.
• El IVA.
• La tarjeta de fidelización del cliente.

El análisis de datos permite a los restaurantes prever la demanda de bocadillos, por ejemplo, en época de fiesta mayor, el incremento del gasto en amenities de un hotel cuando se realiza un congreso en la ciudad, o el aumento de las comandas para llevar a casa cuando hay partido de fútbol. 

Una herramienta que nos gusta mucho, es Haddock, que permite construir de forma dinámica los escandallos de tu plato para conocer el coste por plato en tiempo real, a partir de los albaranes de compra. 

Optimización de costes en suministros básicos (electricidad, agua, gas, internet, etc.)‍

Es bien sabido que los suministros básicos son esenciales para el giro de cualquier negocio e impactan directamente en la rentabilidad. No obstante, pocos conocen la oportunidad de ahorro que puede generarse, monitorizando sus costes.

En esta categoría, el análisis de datos asociados a los suministros, permite identificar tendencias de consumo, tener previsión de flujo de caja y actuar en consecuencia, ya sea modificando precios de venta, buscando mejores condiciones en los contratos de los servicios o implementando soluciones de eficiencia energética que ayuden a controlar o reducir los costes.

Entre las nuevas herramientas, nuestro software de gestión de suministros permite a los propietarios de negocios como restaurantes, hoteles o caterings, hacer un seguimiento detallado de los costes y consumos incurridos en los suministros.

Gracias a la digitalización y centralización de las facturas emitidas para cada local, punto de venta, oficina o establecimiento, se facilita la identificación de alertas de picos de consumo de luz, detección de incidencias como una fuga de agua, cobros erróneos en la factura del gas, entre otros, que conllevan gastos evitables para cualquier negocio.

Con soluciones como Polaroo, la operativa de la empresa se ve favorecida también gracias a la automatización que, sumada al BI, hacen más eficiente los negocios, ahorrando tiempo valioso en tareas que se solían hacer manualmente, como el cotejamiento de facturas, la conciliación bancaria, o el seguimiento contable del coste imputable de los suministros a cada inmueble.

Personalización y recomendaciones gracias a sistemas automatizados‍

Con la ayuda de sistemas automatizados basados en Big Data y BI, las empresas del sector HORECA pueden ofrecer experiencias personalizadas a sus clientes. Mediante el análisis de datos de comportamiento y preferencias, estas herramientas pueden generar recomendaciones personalizadas de productos y servicios, adaptadas a las necesidades individuales de cada cliente. Esto no solo mejora la experiencia del cliente y fomenta la fidelidad, sino que también aumenta las ventas al promover productos relevantes y de interés para cada cliente.

De forma recíproca, tanto cliente como negocio se dan lo que quieren: producto e información. En este punto es muy importante la protección de datos. La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establece pautas estrictas para el manejo de datos personales, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad. Para almacenar Big Data, primero se debe obtener el consentimiento explícito de los individuos para recopilar y procesar sus datos, así como implementar medidas de seguridad robustas para prevenir el acceso no autorizado o el uso indebido de la información. El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en sanciones significativas para las empresas.

Mantenimiento predictivo‍

Además de mejorar la gestión de inventario y la experiencia del cliente, el uso de Big Data y Business Intelligence en la hostelería, también puede optimizar el mantenimiento de equipos y maquinaria. Mediante el monitoreo continuo de datos de rendimiento y condiciones operativas, las empresas pueden prever y prevenir fallos potenciales antes de que ocurran.

Esto no solo reduce los costes asociados con el tiempo de inactividad y reparaciones de emergencia de máquinas que quizás son imprescindibles para el funcionamiento del restaurante, hotel o catering, sino que también prolonga la vida útil de los equipos. En este caso, se gana en eficiencia operativa, se apuesta por la sostenibilidad al no desperdiciar energía y se reduce el coste del mantenimiento a largo plazo.

El ROI que se calcula con el Big Data

‍Por último, el Big Data y BI permiten a las empresas del sector HORECA realizar un análisis exhaustivo del retorno de la inversión (ROI) en tecnología y eficiencia energética. Cuando se recopilan datos sobre el rendimiento operativo, el consumo de energía y otros costes relacionados, las empresas hosteleras pueden evaluar con precisión el impacto financiero de sus iniciativas de tecnología y sostenibilidad. Para la viabilidad de un negocio, tener en cuenta los gastos y la amortización de cualquier inversión es clave.

La toma de decisiones informadas sobre futuras inversiones y estrategias empresariales siempre debe hacerse con base en su rentabilidad y su contribución a la sostenibilidad ambiental. Este tipo de inversiones pueden venir acompañadas de ayudas o subvenciones estatales, autonómicas o incluso municipales. Es el caso del Kit Digital, donde Polaroo es Agente Digitalizador en las categorías de Business Intelligence y Gestión de procesos para suministros básicos.

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‍Beneficios y desafíos de las nuevas tecnologías en el sector HORECA‍

Las empresas del sector HORECA pueden, por ejemplo, utilizar análisis de datos para prever la demanda de alimentos y bebidas, ajustar los niveles de inventario en consecuencia y minimizar el desperdicio de productos perecederos. Además, el análisis de datos también puede ayudar a identificar tendencias de consumo emergentes, lo que permite a las empresas adaptar sus menús y ofertas para satisfacer las demandas cambiantes de los clientes.

Los beneficios del Big Data y la BI en el sector de la hostelería son evidentes: 

• Mejora de la eficiencia operativa al poder identificar tendencias de consumo emergentes, adaptar los menús y ofertas para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes o ajustarse al stock. 
• Optimiza la experiencia de usuario gracias a las predicciones e historial de datos, dando lugar a la personalización de la oferta y un aumento de la satisfacción del cliente. 
• Mejora la operativa, evitando incurrir en costes adicionales, maximizando las gestiones y, por tanto, los ingresos y beneficios finales.

Sin embargo, también existen desafíos asociados con la implementación de estas tecnologías que deben tenerse en cuenta:

• La recopilación y gestión de grandes volúmenes de datos. 
• La garantía de la privacidad y seguridad de la información.
• La capacitación del personal para comprender y utilizar eficazmente las herramientas de BI.

Los datos no sirven de mucho si no hay alguien en la plantilla que sepa dónde buscarlos, interpretarlos, ordenarlos y presentarlos de forma que las conclusiones sean claras para tomar decisiones empresariales informadas.

A medida que el Big Data y la BI continúan evolucionando, se espera que su impacto en el sector HORECA siga creciendo. Con el advenimiento de tecnologías emergentes como el machine learning y la inteligencia artificial, las empresas en este sector pueden esperar una mayor automatización, personalización y eficiencia en sus operaciones.

En última instancia, el Big Data y la BI tienen el potencial de transformar por completo la forma en que se gestionan y operan los negocios en el sector de la hostelería. Las nuevas tecnologías impulsarán aún más la innovación, la competitividad y el crecimiento.

Desde Polaroo estamos ayudando a otros negocios a mejorar la gestión de suministros básicos gracias al Business Intelligence y la analítica de datos a través de nuestro software que centraliza las facturas en un único lugar, aportando ahorro de costes y tiempo. Además, en los últimos días, se han ampliado las ayudas estatales para la digitalización de empresas españolas aportando este tipo de herramientas en sus operativas. Accede a las últimas novedades del Programa Kit Digital sobre cómo podrías beneficiarte de ellas e implementa estas tecnologías en tu negocio.