Profesionalizar la gestión de los suministros de tu negocio es cada vez más necesario para garantizar un funcionamiento empresarial eficiente y se ha vuelto un aspecto crítico para las empresas. Y mientras más locales, oficinas o naves industriales disponga la empresa -en propiedad o en alquiler- más compleja se vuelve la gestión de los suministros. Además, según la CNMC, el 78% de oficinas en España tienen contratada más potencia eléctrica de la que necesitan. Por ello, en este artículo profundizaremos en los desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de sus suministros básicos en España.  Además, explicaremos la importancia de la profesionalización de tus suministros en las operaciones empresariales, y te propondremos herramientas útiles y sugerencias para optimizar la gestión del agua, electricidad, gas e internet.

🕸️La compleja red de gestión de suministros

Tradicionalmente, la gestión de suministros implica un seguimiento manual e innumerables hojas de cálculo. También se ven implicados los recursos humanos, ya que se ven arrastrados a resolver estas gestiones e invertir tiempo en ellas, lo que resta dedicación a otras tareas. Este enfoque engorroso no solo consume tiempo, sino que también deja espacio para errores, lo que lleva a discrepancias contables e ineficiencias operativas.

Gestionar facturas de varios proveedores en diferentes propiedades puede ser una tarea ardua y compleja. Las empresas se enfrentan al entramado de facturas, ya que  cada una requiere una atención meticulosa. Desde el seguimiento, recopilación y pago de cada una de ellas hasta garantizar el funcionamiento correcto de todos los suministros; el proceso demanda mucho tiempo y recursos que las empresas podrían invertir en otras actividades centrales. Teniendo en cuenta también los elevados costes de algunas tarifas. 

🗡️Desafíos en la gestión de suministros básicos:

1. Proveedores fragmentados: gestionar y coordinar  múltiples proveedores para diversos suministros básicos, negociar contratos y garantizar un buen servicio se convierte en una tarea infinita y complicada para cualquier negocio.
2. Procesos manuales ineficientes: basarse en este sistema para tareas como seguimiento de facturas, conciliación de cuentas y pagos puede llevar a errores, ineficiencias en los procesos y un aumento de la carga administrativa. Esto puede afectar la productividad y el estado financiero general de tu negocio.
3. Falta de visibilidad de los datos: sin una plataforma unificada para gestionar los suministros básicos, las empresas a menudo tienen dificultades para obtener una visibilidad completa de sus patrones de consumo, costes y áreas potenciales de optimización. La falta de información basada en datos dificulta la toma de decisiones fundamentadas sobre medidas para ahorrar costes.

📚 Estado de la profesionalización en España

Las estadísticas relacionadas con la profesionalización en España brindan información valiosa sobre la situación actual:

1. Según la CNMC, el 78% de oficinas y hogares españoles tienen contratada más potencia eléctrica de la que necesitan.
2. Según el INE, el peso del gasto de los suministros en 2022 fue del 32,4% sobre el total de gastos de una oficina y hogar. 
3.  Según Infobae, los hogares y las pymes redujeron un 10% su consumo de gas en la segunda mitad de 2022 por los elevados precios.
4. Según estadísticas de Eurostat, el Banco de España estima que para el conjunto de las empresas españolas los precios de gas natural pagados por estas subieron en torno a un 250% hace un año, justificando la caída del 53% de la demanda del gas por parte de empresas españolas este año.
5. Según el informe, que se apoya en una encuesta EBAE de 2023, las empresas han reaccionado por distintas vías a estas subidas. La principal habría sido renegociar contratos con las comercializadoras, la segunda, trasladar la subida de los suministros a sus precios finales y, en tercer lugar, adoptar medidas como la mejora de la eficiencia energética y la inversión en energías renovables.

El panorama energético en España enfrenta desafíos tanto para hogares como para empresas y estas acciones reflejan la necesidad de profesionalizar la gestión de suministros.

⚙️Hacia esta profesionalización: herramientas y estrategias

1. Digitalización y automatización: adoptar herramientas digitales y soluciones de automatización puede simplificar considerablemente la gestión de suministros básicos. Plataformas como Polaroo ofrecen funciones como la gestión digital de facturas, la conciliación automática de facturas y actualizaciones en tiempo real. Estas herramientas eliminan errores manuales, ahorran tiempo y proporcionan una plataforma centralizada para la visibilidad y el análisis de datos.
2. Conocer a los proveedores: esto te permite negociar y elegir mejores tarifas, optimizar los procesos y reducir la carga administrativa. Puedes lograr ahorros de costes y mejorar la gestión de contratos, pero conocer el mapa de comercializadoras españolas y lo que ofrece cada una es una tarea difícil.
3. Análisis de datos y optimización: el uso de herramientas de análisis de datos puede proporcionar información esencial sobre los patrones de consumo e identificar áreas de optimización de costos. Al analizar los datos relacionados con el consumo de agua, electricidad, gas, internet y seguros, las empresas pueden tomar decisiones fundamentadas y optimizar sus procesos de gestión de suministros.

💻 La revolución en la gestión de suministros: Polaroo

En el ámbito de la gestión de suministros, Polaroo ha surgido como agente de cambio, ofreciendo a las empresas un salvavidas para navegar por las complejidades de facturas, facturas y suministros. Polaroo aporta a la gestión de los suministros de tu empresa, digitalización y equipo humano, que sirve intermediario entre proveedores y tú, como cliente.

Polaroo te ofrece todo lo que necesitas para profesionalizar la gestión de tus suministros. Te detallamos las soluciones:

• Te ofrece una plataforma digital diseñada para la gestión de suministros, reúne todas las facturas bajo un mismo techo virtual, simplificando el proceso de seguimiento necesario de cada una de ellas. Y que tú, como empresario, puedas  monitorear y gestionar facturas de diferentes proveedores de manera fluida, permitiendo un enfoque más centralizado y eficiente, también. 
• Otra de las ventajas significativas que ofrece Polaroo es la capacidad de acceder a información en tiempo real. Poder tomar decisiones informadas basadas en tus datos actualizados, lo que te permitiría optimizar su cadena de suministro, negociar mejores acuerdos e identificar áreas para ahorrar costos.
• El tiempo, antes dedicado al seguimiento manual de la gestión de los suministros básicos de tu negocio, ahora se puede redirigir hacia la planificación estratégica, la innovación y otras actividades centrales del negocio.
• La automatización de gestión de suministros minimiza el riesgo de errores y garantiza que las facturas se procesen con precisión. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también contribuye a la eficiencia de costos, ya que las empresas pueden evitar penalizaciones asociadas con pagos atrasados o discrepancias en la facturación.

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Desde Polaroo vamos a querer ayudarte siempre a que pagues por lo que consumes exactamente, y si puedes optimizar tus tarifas, aún mejor. Somos partidarios de implementar todas las innovaciones tecnológicas del sector que faciliten tu gestión empresarial. Nuestra labor también es informarte acerca de cualquier cambio o duda que te surja sobre estas implementaciones, ¡así que no dudes en preguntarnos!

Si quieres conocer más sobre nosotros y sobre las ventajas de un servicio que ahorra tiempo y dinero a las empresas en la gestión de suministros básicos, puedes consultar la página web.