Historia
En 2012, nace CREC Coworking en Poble Sec con el primer espacio de coworking para transformar el entorno laboral. En más de 1.000 m² y con 150 posiciones, Roman Calavera, CEO de CREC Coworking Barcelona y Sabadell, quiso promover una nueva forma de trabajo centrada en la creación de sinergias entre profesionales y la construcción de una comunidad global.
En 2016 abrieron su segundo espacio de coworking en Barcelona, CREC Eixample, y en 2017 crearon un nuevo concepto de coworking, el coworking de retorno social. Para fomentar este nuevo concepto abrieron Sinèrgics, un coworking municipal respaldado por el Ajuntament de Barcelona y el Districte de Sant Andreu, para impulsar la participación activa en proyectos de desarrollo del entorno cercano. Además, en 2019 inauguraron su primer espacio fuera de Barcelona, CREC Sabadell, para ofrecer la opción de coworking a más personas.
Con el objetivo de potenciar el desarrollo de autónomos y PYMES, actualmente cuentan con una comunidad de más de 300 profesionales y están distribuidos en 6 oficinas.
Desafío
Al tener una amplia red de coworkings, CREC Coworking cuenta con necesidades específicas en cada uno de sus espacios.
El principal desafío al que se enfrentaban era la gestión manual de los suministros de sus oficinas, lo que ocasionaba costes elevados en todas las etapas, desde la contratación de tarifas hasta la gestión de facturas y la optimización de contratos. El objetivo, por tanto, era encontrar una solución para reducir el tiempo y costes dedicados en este proceso.
“Antes de colaborar con Polaroo, los suministros representaban un coste excesivo en todos los sentidos: contratación, control de gastos, desconocimiento de tarifas y sobre todo pérdida de tiempo del equipo para intentar entender y sacar el mejor partido de todos los proveedores”, Carles López Parals
Solución
Al implementar el software de Polaroo, junto con el asesoramiento personalizado del equipo de expertos, se han logrado solucionar problemáticas relacionadas con el proceso de facturación con proveedores de suministro eléctrico, así como adquirir mejores tarifas de energía gracias a un estudio de optimización que elaboramos ad hoc en el que validamos sus necesidades de potencia e identificamos sus requisitos para contar con suministros de calidad.
Asimismo, se han simplificado operaciones internas, lo que ha aminorado los tiempos de gestión. Entre las gestiones más comunes que se necesitan en CREC Coworking tenemos:
- Problemas en la facturación de varios proveedores de electricidad.
- Creación de área de clientes en distribuidora.
- Reclamación a distribuidora sobre información incorrecta en la potencia contratada.
- Reclamación por cargos de mantenimiento, incluido facturas.
- Reclamación por facturas anormalmente elevadas.
En palabras de Carles Lopes Parals:
“Sinceramente, desconocía que alguien podía hacer este trabajo para nosotros. Polaroo fue uno de los mejores hallazgos que hemos hecho en mucho tiempo. Reducir costes, reducir tiempo, poder analizar y evaluar suministros, sobre todo para nosotros que tenemos muchos coworkings”
Resultados
La implementación de Polaroo ha sido un éxito rotundo para CREC Coworking. La empresa ha logrado:
- Ahorro de tiempo: Más de 300 horas ahorradas en la gestión de suministros, lo que ha permitido al equipo centrarse en tareas estratégicas y de crecimiento.
- Reducción de costes: Más de 4.000€ ahorrados en costes de suministros gracias a la optimización de tarifas y contratos, con un total de 10.200 € incluyendo el ahorro de tiempo, delegando gestiones en Polaroo.
- Mayor eficiencia: Procesos automatizados y simplificados que han mejorado la eficiencia operativa de CREC Coworking.
“Me gusta todo, aunque quiero destacar el personal de Polaroo. Ileana y Dani nos han facilitado todas las gestiones. Además, la comunicación es directa y sencilla, con acciones rápidas. Un 10”, Carles López Parals
La alianza con CREC Coworking ha demostrado ser una fórmula ganadora para el éxito en la gestión de espacios de coworking. Gracias al software de Polaroo, y a nuestro equipo de expertos, hemos podido proporcionarles las herramientas y el apoyo necesarios para optimizar sus operaciones, reducir costes y liberar tiempo para centrarse en lo que realmente importa: el crecimiento de su negocio.